Ley 21.719: qué le exige a una empresa de seguridad, y en qué te ayuda Centela

Qué cambia el 1 de diciembre de 2026

Chile tenía una ley de datos personales de 1999 que casi nadie sentía encima. La 21.719 la reemplaza y esta vez trae consecuencias: una Agencia que fiscaliza y multas que llegan a 20.000 UTM. Desde esa fecha, cualquier empresa que maneje datos de personas tiene que poder explicar qué datos tiene, por qué los tiene, hasta cuándo los va a tener y cómo los cuida.

Una empresa de seguridad los tiene por tres lados a la vez: su propia gente, las personas que entran a las instalaciones que custodia, y la ubicación de sus guardias mientras trabajan. Cada uno se trata distinto, y confundirlos es el error que sale caro.

Quién responde por cada dato

De acá cuelga todo lo demás, así que conviene tenerlo claro antes que cualquier otra cosa. La ley separa dos papeles. Responsable es quien decide para qué se usan los datos. Encargado es quien los procesa siguiendo esas instrucciones. Tú decides, nosotros ejecutamos.

Fíjate en la fila del medio, porque es la que más se equivoca: los datos de las visitas no son tuyos, son de tu mandante. Tú los registras por él. Por eso el cartel que se pega en la portería lleva su nombre y no el tuyo, y mucho menos el nuestro.

El cartel de aviso al visitante, explicado

Cuando alguien entra a una instalación se le anota el nombre, el RUT, de qué empresa viene, la hora de entrada y de salida, y la patente si llega en vehículo. A veces también una foto del vehículo, nunca de la persona ni de su cédula. La ley no obliga a pedirle permiso para eso, pero sí obliga a que la persona lo sepa. El cartel es la forma de que lo sepa.

Es una hoja que se imprime y se pega donde se registra a las visitas, a la altura de los ojos de quien llega. Dice cuatro cosas, en frases cortas, para leerse de pie en diez segundos: qué se anota, para qué, cuánto tiempo se guarda y quién responde por esos datos.

Por qué un cartel y no una pantalla de “acepto”

Porque quien llega a una portería no está en posición de negarse. Si dijera que no, o se le registra igual o no entra. Un permiso que nadie puede rechazar no es un permiso, y apoyar el registro en algo así lo deja más débil que apoyarlo en la razón que de verdad lo sostiene: el dueño del recinto tiene derecho a saber quién entra a lo suyo. Por eso el cartel informa y en ninguna parte dice “al ingresar acepta”. Entrar no es aceptar.

De quién es el nombre que va en el cartel, y quién lo pone

El nombre es el de tu mandante, dueño de la instalación. Si al mandante le falta la razón social o un contacto donde el visitante pueda reclamar sus datos, el sistema directamente no imprime el cartel y te manda a completarlo. Un cartel a medias se ve bien pegado en la pared y declara mal quién responde, que es peor que no tener ninguno.

Ponerlo es tuyo. Centela lo genera con los datos ya rellenados y con un número de versión, y lleva la cuenta de en qué instalaciones lo confirmaste y en cuáles falta. La versión no es burocracia: si mañana cambia qué se registra, hay que volver a informar, y hay que poder mostrar qué decía el cartel que vio la gente que pasó por ahí.

Qué hace la plataforma por ti

Nada de esto traslada la responsabilidad a Centela. Lo que hace es dejarte con qué responder cuando te pregunten.

Le avisa a cada persona qué se registra, y guarda la constancia

Tu guardia ve, al entrar a la app o al panel, qué queda registrado de su trabajo: turnos, accesos, rondas, minuta, chat, y la ubicación y la foto del instante en que marca un punto de control. El sistema anota qué versión del texto vio y en qué fecha. Así, ante la pregunta “¿le informaron esto?”, respondes con un dato y no con tu palabra.

Borra los datos sola cuando vence el plazo

Guardar menos de lo que se puede no se logra con buenas intenciones, se logra borrando. En Centela corre solo:

• Los registros de acceso y de ronda duran 24 meses, que es lo que una empresa de seguridad puede necesitar si hay que mostrar antecedentes de un hecho grave.
• Las fotos se van antes, al año: la del vehículo en portería y la del momento en que un guardia marca un punto de control. Es a propósito, son la parte más sensible, y pasado ese tiempo el registro sigue probando qué pasó y a qué hora sin ellas.
• El chat dura un año y las planillas que exportas, 30 días, porque una planilla de accesos es una segunda copia completa de esos datos.
• Turnos y minuta no se borran. Son el respaldo de lo que trabajó tu gente y de lo que pasó en el servicio.

Cuando se elimina una foto, el registro deja de decir que tiene foto, así que no queda un enlace apuntando a un archivo que ya no existe. Y si un tribunal o el Ministerio Público te requieren un registro, avísanos: la base tiene dónde marcarlo para que el plazo automático no se lo lleve, y por ahora esa marca la ponemos nosotros a pedido tuyo.

Mantiene tu operación separada de las demás

Ninguna otra empresa que use Centela ve tus instalaciones, tus guardias ni tus registros. Esa separación vive en la base de datos y no en la pantalla, así que no depende de que una interfaz filtre bien.

Dentro de tu empresa cada persona ve lo que le toca. Tu mandante ve lo que pasa en su instalación y el nombre de quien registró, nunca el RUT, el correo ni el teléfono de un trabajador tuyo.

No te guarda lo que no te corresponde tener

Centela no almacena el informe del examen médico ni del psicológico de tu gente. Solo el tipo de examen, las fechas y si está vigente. No es que falte la funcionalidad: ese informe no te corresponde a ti. La aptitud del guardia se acredita ante la autoridad al tramitar su autorización, y en salud ocupacional lo que el empleador recibe es la conclusión, apto o no apto, nunca el detalle clínico. Un sistema que te ofrece guardar ese informe te está invitando a pedir algo que no deberías tener.

Para ti esto tiene una consecuencia concreta y buena: tu operación en Centela no trata datos sensibles, y eso te ahorra las obligaciones reforzadas que la ley les pone encima.

Te da dónde atender a alguien que pide sus datos

Cuando una persona pide copia de sus datos, que los corrijas o que los elimines, tienes 30 días corridos para responder. La plataforma te deja anotar la solicitud con la fecha real en que llegó, te muestra cuánto plazo queda, busca los registros de esa persona por su RUT y guarda cómo se cerró. Sin eso, haberlo hecho bien y no haberlo hecho se ven exactamente igual cuando te lo preguntan seis meses después.

La ubicación del guardia es control laboral

Conviene decirlo con todas sus letras, porque es lo primero que mira la Dirección del Trabajo. Si una ronda solo cuenta como hecha cuando el teléfono está dentro del radio de la instalación y hay foto del momento, la ubicación de esa persona deja de ser un dato de paso y pasa a ser condición de validez de su trabajo.

Que eso sea proporcional no se declara, se demuestra con cómo está hecho: la ubicación se toma en el instante en que la persona marca y no mientras camina, solo durante su turno, y la app no toma ubicación en segundo plano. Y existe por una razón verificable: sin ella bastaría con fotografiar el código QR una vez para marcar rondas desde cualquier parte, y lo que tu empresa le informa a su mandante valdría menos.

Lo que habilita ese control no es la firma del trabajador. Es su contrato y las obligaciones que la Ley 21.659 de seguridad privada le pone a tu empresa. Lo que sí tienes que hacer es informarle y poder demostrar que se lo informaste, y de eso se encarga la plataforma.

Lo que Centela no hace por ti

Esta sección está a propósito. Un proveedor que te dice que contratándolo ya quedas cumpliendo te está mintiendo, y cuando llegue la fiscalización el problema va a ser tuyo.

• No firmamos por ti. Con nosotros el contrato de encargo lo aceptas tú dentro de la plataforma, y ahí queda con su versión y su fecha. El que te falta es el acuerdo con cada mandante por los datos de sus visitantes: ese es entre ustedes dos y nadie lo puede firmar en tu lugar.
• No escribimos tu anexo del contrato de trabajo. El sistema informa al trabajador y deja constancia; el documento laboral lo revisa tu abogado.
• No imprimimos ni pegamos el cartel. Lo generamos con los datos correctos; ponerlo en la portería y confirmarlo es tuyo.
• No le respondemos por ti a quien reclama sus datos. Te damos el expediente, el plazo a la vista y la búsqueda de sus registros. La respuesta la das tú, que eres el responsable.
• No emitimos certificados de cumplimiento. No existen. Nadie está certificado en la Ley 21.719, y desconfía de quien diga que sí.
• No decidimos tus plazos de conservación. Hoy son los mismos para todas las empresas clientes. Si tu contrato con un mandante exige otro, hay que conversarlo.

Preguntas frecuentes

Si quieres verlo funcionando

Todo lo de esta página se puede mirar en una demo: el aviso que ve un guardia, el cartel generado con los datos de un mandante, una solicitud con su plazo corriendo, y qué ve exactamente un supervisor cuando abre la ficha de alguien de su equipo.

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Esta página explica cómo funciona la plataforma frente a la normativa vigente. No es asesoría legal: para tu caso concreto, y sobre todo para los contratos, consulta con tu abogado.