Ley 21.719: qué te exige, y qué hace Centela por ti

Qué es la Ley 21.719, en corto

Reemplaza a la Ley 19.628 y sube el estándar chileno al nivel del europeo. Crea la Agencia de Protección de Datos Personales, fija multas de hasta 20.000 UTM, y obliga a cualquier empresa que trate datos de personas, que son todas, a documentar qué trata, con qué fundamento, por cuánto tiempo y con qué medidas.

Para una empresa de seguridad privada pega en tres frentes a la vez: los datos de tu dotación, los de las personas que entran a las instalaciones que custodias, y la geolocalización de tus guardias mientras trabajan. Los tres tienen tratamiento distinto y confundirlos es el error más caro.

Quién responde por cada dato

Esto es lo primero que hay que tener claro, porque de acá cuelga todo lo demás. La ley distingue entre quien decide para qué se tratan los datos y quien los procesa por cuenta del primero.

Por eso el cartel que se pega en la portería lleva la razón social de tu mandante y no la nuestra: un cartel con el nombre equivocado declara mal la cadena completa y es peor que no tener cartel.

Qué hace la plataforma, y dónde se comprueba

A. Informa a quien queda registrado, y guarda la constancia

Tu guardia ve, al entrar a la app o al panel, qué se registra de su trabajo: turnos, accesos, rondas, minuta, chat, y la ubicación y foto del instante en que marca un punto de control. El sistema guarda qué versión del texto vio y en qué fecha, así que ante la pregunta “¿informaron esto?” se puede responder con un dato y no con una afirmación.

Para el visitante, la plataforma genera el cartel del acceso con los datos de tu mandante ya rellenados, y lleva la cuenta de en qué instalaciones está publicado y en cuáles falta. Que el texto tenga versión no es burocracia: si mañana cambia qué se registra, hay que volver a informar, y hay que poder demostrar qué decía el aviso que vio cada persona.

B. Elimina los datos sola, cuando vence el plazo

La minimización de la ley no se cumple con buenas intenciones, se cumple borrando. En Centela corre solo:

• Accesos y rondas: 24 meses. El plazo se eligió contra el artículo 4 N°3 de la Ley 21.659, que obliga a las empresas de seguridad a conservar antecedentes de hechos con caracteres de delito.
• Fotos: 12 meses, antes que el registro. Es deliberado: la foto de una patente o del momento de una ronda es la parte más sensible, y pasado un año el registro sigue probando qué pasó y a qué hora sin ella.
• Chat: 365 días. Es comunicación operativa, no material probatorio.
• Reportes exportados: 30 días. Más corto que el origen, porque una planilla de accesos es una segunda copia completa de esos datos.
• Turnos y minuta no se eliminan. Son respaldo laboral y material de fiscalización, y hay obligación de conservarlos.

Cuando se elimina una foto, el registro deja de decir que tiene foto: no queda una referencia apuntando a un archivo que ya no existe. Y si un tribunal o el Ministerio Público requieren un registro, se puede marcar para que la eliminación automática no se lo lleve.

C. Aísla tu operación, y restringe adentro de tu empresa

Ninguna otra empresa que use Centela ve tus instalaciones, tus guardias ni tus registros. Esa separación vive en la base de datos, no en la pantalla, así que no depende de que una interfaz filtre bien.

Dentro de tu empresa cada persona ve lo que le corresponde. Los exámenes médicos y psicológicos, que son datos sensibles bajo la ley, los ve solo quien administra: un supervisor ve si la credencial está vigente, nunca el informe. Y ese acceso se corta cuando la persona deja la empresa. Tu mandante ve lo que pasa en su instalación y el nombre de quien registró, nunca el RUT, el correo ni el teléfono de un trabajador tuyo.

D. Te da dónde atender un ejercicio de derechos

Cuando alguien pide copia de sus datos, que los corrijas o que los elimines, tienes 30 días corridos para responder. La plataforma te deja registrar la solicitud con su fecha real de recepción, te muestra cuánto queda de plazo, te permite buscar los registros de esa persona por su RUT, y guarda cómo se cerró. Sin eso, cumplir y no cumplir se ven exactamente igual cuando te lo preguntan seis meses después.

Los datos del visitante, y por qué no se le pide permiso

Es la pregunta que más se hace y donde más se equivoca la intuición. Cuando alguien entra a una instalación se le anota nombre, RUT, empresa de origen y a veces patente, sin pedirle consentimiento. Eso es correcto, y ponerle una pantalla de “acepto” sería empeorarlo.

La base de licitud es el interés legítimo del dueño del recinto en saber quién entra a lo suyo, que la ley reconoce expresamente. Un consentimiento en portería no sería libre ni específico: la persona quiere entrar, no negociar, y ante una negativa o se le registra igual o no entra. Apoyar en un permiso ficticio un tratamiento que ya está justificado lo vuelve más frágil, porque si el permiso se cae, se cae la base entera.

Lo que el interés legítimo no exime es de informar. Por eso el cartel, y por eso su texto no dice “al ingresar acepta”: entrar no es aceptar.

Tampoco hay biometría. Ni huella, ni reconocimiento facial, ni lectura de cédula, ni foto de la persona o de su documento. Es una decisión de producto y tiene consecuencia directa: los datos biométricos son sensibles bajo la Ley 21.719, y tratarlos exige consentimiento expreso y una evaluación de impacto previa que hoy tu empresa no necesita hacer.

La geolocalización de tu guardia es control laboral

Conviene decirlo con todas sus letras porque es lo primero que mira la Dirección del Trabajo. Cuando una ronda solo cuenta como verificada si está dentro del radio de la instalación y tiene foto del momento, la ubicación de esa persona deja de ser un dato accesorio y pasa a ser condición de validez de su trabajo.

La proporcionalidad se sostiene por tres cosas concretas, no por declararla: la captura es puntual, en el instante en que la persona marca, no mientras camina; está acotada al turno; y no hay ubicación en segundo plano. Y existe por una razón verificable: sin ella, un código QR fotografiado una vez serviría desde cualquier parte, y lo que tu empresa le afirma a su mandante valdría menos.

La base para hacerlo no es la firma del trabajador: es su contrato y la obligación legal de la Ley 21.659. Lo que sí hay que hacer, y lo que la plataforma resuelve, es informarle y poder demostrarlo.

Lo que Centela no hace por ti

Esta sección existe a propósito. Un proveedor que te dice que con contratarlo quedas cumpliendo te está mintiendo, y cuando llegue una fiscalización el problema va a ser tuyo.

• No firmamos por ti. El contrato de encargo de tratamiento entre tu empresa y Centela hay que firmarlo, y el que tienes con tu mandante respecto de los datos de sus visitantes también.
• No redactamos tu aviso de privacidad del trabajador como documento laboral. El sistema informa y deja constancia; el anexo de tu contrato de trabajo lo revisa tu abogado.
• No imprimimos ni pegamos el cartel. Lo generamos con los datos correctos; ponerlo en la portería y confirmarlo es tuyo.
• No respondemos a los titulares por ti. Te damos el expediente, el plazo a la vista y la búsqueda de sus registros. La respuesta la das tú, que eres el responsable.
• No emitimos certificados de cumplimiento. No existen. Nadie está certificado en la Ley 21.719 y desconfía de quien diga que sí.
• No decidimos tus plazos de conservación. Hoy los plazos de eliminación son los mismos para todas las empresas clientes. Si tu contrato con un mandante exige otro, hay que conversarlo.

Preguntas frecuentes

Si quieres verlo funcionando

Todo lo de esta página se puede revisar en una demo: el aviso que ve un guardia, el cartel generado con los datos de un mandante, el expediente de una solicitud con su plazo corriendo, y qué ve exactamente un supervisor cuando abre la ficha de alguien de su equipo.

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Esta página explica cómo funciona la plataforma frente a la normativa vigente. No es asesoría legal: para tu caso concreto, y sobre todo para los contratos, consulta con tu abogado.